上海第二工业大学学生公寓“六T”现场实务管理标准

发布时间:[2016-01-05] 查看次数:

  一、天天安全保障

  1、 消防安全方面。

  根据学校《学生公寓消防管理制度》、《学生公寓消防器材设施检查制度》、以及《消防控制室值班制度》的规定,认真做好消防设施设备、消防门、逃生窗、消防通道的日常检查工作,并做好相关检查记录。

  以每月一期黑板报及宣传版等形式开展消防安全宣传教育,并按规定在每个学生寝室都张贴了《消防逃生示意图》。

  根据学校保卫处安排及公司消防安全工作要求,每年安排二次(新生入学教育和119消防宣传月)消防应急预案的演习,帮助学生和员工掌握初级火灾的扑救、消防设备的使用,以及火灾现场逃生的方法和技能。

  2、 治安安全方面。

  根据学校《学生公寓治安保卫制度》的规定,建立了相应的《学生公寓24小时值班及巡逻制度》、《学生公寓外来访客管理规定》,并按要求做好门卫值班、夜间巡逻、外来房客登记等工作。

  按照学校安全保卫工作要求,学校已在每个楼栋安装了电子门禁系统,在主要通道和区域死角设立了监控系统,在沿街隔墙上安装了电子围栏等安全设施,并由学校保卫处委派专业团队进行维修、检查,保障师生员工生命和财产安全。

  根据学生公寓管理要求,我们及时做到时变更、调整住宿学生信息数据库,并每月定时作一次安全备份;公寓管理员对所管理的楼栋每天进行安全检查,发现使用违章电器和违禁物品的现象及时按照《学生公寓管理条例》和《学生公寓违章电器“代保管”制度》予以处理,并对涉事学生开展安全教育,情节严重的及时向主管学院和辅导员反映。

  3、 风险控制方面。

  根据《上海第二工业大学突发公共事件应急预案》规定,定期组织中心员工开展突发事件应急处置演练,并借鉴了财大的经验将各类突发事件应急预案汇总归纳成宣传单张贴于学生寝室中,方便学生掌握各类突发事件的处置流程。

  我们联合学校保卫处、学生管理部门和相关学院学生辅导员坚持每月开展一次宿舍安全大检查,确保学生公寓各项安全工作落到实处,排除安全隐患。

  每年防汛防台季节,我们依据学校及公司对防汛防台工作要求,认真做好相关灾害性天气的防范工作。

  二、天天人性服务

  1、 服务设施方面

  由于受到空间条件和学校投入的影响,服务设施建设方面已成为了我校学生公寓建设最薄弱的一个环节。

  自从1029日大会上受到寓专会专家的启发,我们回来后通过与学校学生处进行协商,现基本同意将此处“大学生事务中心”增加一项功能——就是作为学生公寓日常活动场所。由于管理细节还在进一步沟通过程中,所以相关管理制度还未正式出台,但学生已可以借用此处开展一些活动。

  公寓楼内的“三大件”配置也成为了学生公寓服务工作一大遗憾。河东宿舍区条件较差,每栋楼仅配置了台开水机,60台洗衣机被分别设在了三处临时房内,微波炉被安置在了各宿舍区门卫室和管理员办公室内;河南宿舍区条件稍好,每栋楼各配置了1台开水机和2台洗衣机,但微波炉仍被安置在了宿舍区门卫室和管理员办公室内供学生使用。

  2、 生活服务方面

  根据住宿学生的日常需求,我们在各宿舍区门卫室建立了公共信息栏、钥匙借用、邮件收发、球类保管、及免费提供(邮票、信封、针线包、打气筒、小橡皮)“五小服务”;并在公寓楼内设置了电吹风、衣冠镜设施,并制订了相关服务规范和检查台账制度。

  根据《学生公寓门卫管理规定》和《学生公寓立岗制度》规定,安排值班员每天7008201100132016001800期间在各宿舍区门口进行立岗服务。

  3、关爱服务方面

  依据《学生公寓特殊时段服务规范》的要求,我们针对新生入学、老生毕业、考试考研、无偿献血、造血干细胞捐献、学生生日和学生生病等特殊时段和节点都安排了相关的服务。例如:新生入学时,为外省市的送学家长提供免费临时住宿;为参加无偿献血学生和造血干细胞捐献的学生烧煮营养食品;为每位生日学生送上一张生日卡祝福和一碗生日面庆祝;同时还为行动不便学生提供“爱心寝室”等。

  三、天天规范管理

  1、 制度建设方面

  按照后勤协会颁布的《学生公寓管理服务规范》和《学生公寓“六T”现场实务管理标准》的各项规定,我们将“六T”标准与现行的模块化管理制度相结合,经过认真疏理完善,汇总归纳了学生公寓管理制度16项,岗位职责11项,工作流程5项,服务规范11项,工作记录18项,同时保留了现行考核制度和考核模式。新的规章制度被重新汇编成册,作为公寓管理中心各项工作的基础性制度保障。

  根据学生公寓安全管理的要求,公寓管理中心每年与中心员工签订安全工作责任书,在学生住宿协议中也加入安全住宿的约定条款,从而将学生公寓安全责任逐层分解,各尽其责。

  同时将员工守则、岗位职责及工作流程在学生公寓管理中心的主任、经理、管理员办公室及门卫值班室进行张贴,时刻提醒部门员工遵规守矩、照章操作。

  2、 岗位管理方面

  根据学生公寓管理要求,公寓管理中心严格按照公司“先培训再上岗”的规定,认真做好新进员工岗前培训,安全教育,以及突发事件应急处置流程等培训,让每位新员工在上岗前能明确责任和工作要求;同时,中心还根据每月的日常检查和考核记录对存在工作疏漏和操作失误的失职员工开展模块考核整改培训,以帮助他们改进存在的问题和不足,提高履职能力和管理水平。另外,中心还结合一些特殊时段或重点工作的要求开展一些其他专业技能和管理方法的培训。例如:“六T”达标公寓创建工作开展以来,公寓管理中心已开展了两次“六T”专题培训,和八次的班组学习,为推进“六T”标准的贯彻落实和达标公寓的创建工作打下了基础。

  在公寓日常管理工作中,我们要求各个岗位员工要坚决贯彻公寓“六T”标准,严格按照岗位职责和工作流程做好自身工作。

  Ø 楼栋管理员每天需对所管辖门栋进行寝室卫生及安全检查,并做好相关记录。对检查过程中发现的卫生状况不佳的寝室,以及存在使用违章电器和存放违禁物品、控烟工作不到位的寝室,及时联系学院和辅导员,共同开展整治和教育。管理员还要加强对公寓楼开水机、洗衣机、电吹风等公用设施,以及消防设施、消防通道和底楼逃生窗挂锁的检查,确保相关服务设施能正常使用,消防生命通道畅通无阻。同时要利用巡查机会,加强与学生思想和情感交流,主动关注、关心学生思想和生活状况,对于学生困难和合理需求要及时予以帮助解决。对于新生公寓楼管理员在三个月后的住宿生认识率考核中要达到80%以上。

  Ø 区域值班员每天要在进出人流高峰时段参加门卫室立岗工作,及时处理立岗期间发生的各类事件,并做好立岗工作记录和值班室交班记录;根据值班员岗位服务规范,值班员还要热情接待外来访客、学生钥匙借用、学生邮件收发、学生球类寄存、免费提供邮票、信封、针线包、打气筒、小橡皮的“五小”服务、以及学生公寓公用设施报修登记等服务项目。晚班值班员要参加晚间宿舍区域巡逻,并对晚归学生进行登记等工作。

  Ø 楼栋保洁员要定时打扫公寓楼厕所间、洗漱间及寝室厅、楼道等公共场所及区域环境的卫生保洁,及时清理生活垃圾和乱堆乱放的废弃物品,整齐停放车辆,保障环境整洁,通道畅通和消防安全。

  Ø 自十月开始,我们与公寓洗浴系统管理企业合作开通了公寓设施故障网络报修的管理平台,学生可以通过手机APP客户端轻松完成生活设施故障报修,并全程监控维修全过程,大大简化了报修流程,也提高了维修质量和效率。通过网上报修与值班室填单报修、及电话报修三种方式的有机组合,现已完成做到了紧急维修30分钟到场,普通维修24小时完成,维修满意率也大大提高。

  四、天天行为育人

  学生公寓管理中心坚持“用心服务、用情工作、用法管理”的工作理念,以及“以人为本,满足师生需求;以质取胜,打造服务品牌;实施模块管理,执行“六T”标准”的管理思路,积极联合学校学生管理部门,努力培养学生自我管理意识,切实开展各项育人活动。

  1、 管理育人方面

  学生公寓在设立后勤日常管理机构的基础上,积极联合学生处和学生自主管理委员会在每幢公寓楼内均建立了一支由楼栋管理员、住校辅导员、以及各寝室长组成的综合性管理团队,充分发挥了管理、服务和育人的各项功能。

  学生处每学年组织开展《学生寝室 “三级建家”(合格之家、优秀之家、模范之家)》活动,将学生在寝室的表现作为学生评优、评奖、入党考察,以及班级评先进的重要依据;

  后勤开展的《“信得过”寝室评选》活动,将寝室安全、文明管理与学生水电补贴及管理员工作奖励挂钩。

  这些创优争优活动的开展,融洽了管理人员和住宿学生的关系,加强了寝室内互帮互助的团结氛围,也增强了住宿学生的自律和自管意识。

  2、 服务育人方面

  我们要求公寓管理人员统一着装,持证上岗;并按照员工守则和文明服务规范的规定开展工作礼仪培训,确保文明服务和规范服务的要求,在每个月的师生满意率测评中满意率指标始终保持在85%左右。

  3、 环境育人方面

  我们除了利用有限空间开展安全、节能等公寓文化宣传的同时,积极支持、配合学生公寓自管会、学生社团、以及专业学院开展丰富多彩的公寓文化活动。

  学生自管会在今年上半年开展了生活园区“五进活动”(<寝室文化节为主题>文明修身进园区,<防骗宣传为主题>安全防范进园区,<端午习俗宣传为主题>传统文化进园区,<文化遗产日宣传为主题>人文关怀进园区,<以舞蹈社团活动、摄影展为主题>高雅艺术进园区)。

  学生体育社团组织继上半年开展了寝室篮球赛后,下半年又组织了寝室羽毛球比赛。

  工学部在新生入学后组织新生寝室开展了寝室美化设计比赛。

  五、天天检查评估

  1、 检查项目方面

  我们按照公司模块化管理的要求,对公寓管理中心各岗位实行“三级管理、四级监控”的考核管理模式。区域经理对管理员、值班员工作质量每天进行监控检查;区域副经理对保洁员工作质量每天进行监控检查;公寓中心主任对区域经理工作质量每天进行监控检查;公司对公寓中心工作质量进行每月不定期抽查监控检查,并每月公布质量检查考评报告,并与每月绩效奖励挂钩。对检查中发现的问题及时进行整改培训,并按公司规定在三个工作日内向公司质监部门提交整改报告,对于员工违纪行为和安全责任事故也按公司规定进行及时处理。

  2、 服务评估方面

  学生公寓管理中心要求各宿舍区域每天召开一次工作例会,重点讲评质量检查中存在的不足和问题,并提出改进措施和工作要求,促进中心员工提高工作质量;并要求各楼栋管理员定期召开寝室长会议,重点加强学生生活习惯和安全意识教育。

  公司质监部门每月组织部分师生对学生公寓中心进行满意率测评,各宿舍区域每月也组织住宿学生对楼栋管理员服务质量进行测评,并对测评过程中的评介、建议进行汇总分析,意见投诉进行及时处理和反馈,确保服务质量持续改进,目前学生投诉处理率达到100%,师生满意率始终保持在85%左右,全年无重大安全事故。

  六、天天反馈提高

  在公寓日常管理工作中,我们要求管理员在寝室中发生重大事件和重大问题时要即时通过电话及其他通讯媒体向学院及辅导员进行反馈;一般性问题每周反馈一次;并将这些情况每月汇总后报学生处、后勤安全主管领导及学院总支副书记。

  同时,我们还定期组织学生会权益部、寝室长、以及学生代表召开座谈会,听取学生对我们工作的意见和要求;还专门加入到了学生微博、贴吧中参加群聊,收集与学生公寓相关的诉求和“吐槽”,能解决的给予及时答复,不能解决的下载后交大家讨论解决或转其他职能部门解决。其中涉及公寓员工投诉的,我们也通过每天例会及时对相关员工进行教育和处理。

  上海第二工业大学后勤服务公司

  2015-11-25